村（居）档案柜管理和查询规范（试行）

村（居）档案柜管理和查询规范（试行）

为规范村级事务、财务、党务及面向村（居）政府信息公开查阅流程，加强政务公开档案管理工作，做好政务公开向农村、社区延伸，根据《中华人民共和国档案法》（下称《中华人民共和国档案法》）《村级档案管理办法》和其他有关规定，制定本规范。

第一条 本规范适用于定南县所辖的村（居）委会。

第二条 本规范所称档案材料，是指村（居）在开展村级事务、财务、党务及基层政务公开面向村（居）延伸工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等信息。

第三条 村（居）档案柜是指设置在村（居）民委员会的，主要存放公示栏公示期满材料和其他要求留存材料的，供村（居）民自行查阅的开放式柜体。

第四条 村（居）民委员会应当指定人员负责村（居）档案柜的设立、管理、维护和档案的收集、分类、整理、保管和归档工作，保证档案资料的齐全、完整、准确和规范。

档案管理专员应当具有良好的政治素质，遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案管理知识，并经过一定的档案业务培训。

第五条 村（居）组织形成的具有保存价值的文件材料，均应当按照要求规范整理后归档，所有档案材料一律由档案管理专员收录村（居）档案柜，统一管理，不得分散保管，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。

第六条 村（居）档案柜要按照分类方案，科学、规范地排列档案，按照分类标签，从左到右，从上到下垂直存放排列，做到存放整齐，统一有序，便于查找和利用。定期对档案管理室的案卷保管条件进行检查，切实做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。

第七条 村（居）档案柜中的档案盒封面或侧边需注明信息类别、编号、年份、保管期限等信息。档案保管期限至少为5年，档案编号为年份、领域拼音大写首字母、档案盒数量的组合，（如附件1所示）。

档案盒内需附目录，目录含序号、文号、文件名称、公开日期、归档日期等信息，新材料入盒归档需及时填写目录信息，（如附件2所示）。

第八条 档案管理专员需按照档案产生的实际情况，及时收录归档，不得积压，并及时做好档案目录的更新。

第九条 档案管理专员要认真做好失去保存价值的档案的销毁工作，严格按程序和手续办理，未经鉴定或批准，档案管理专员不得私自销毁。

第十条 本村（居）全体村（居）民可凭身份证、户口簿等有效身份证明信息前往村（居）务信息公开集中查阅点查阅本村（居）当年度信息，本村（社区）往年信息可前往档案管理室按照档案管理办法申请查阅。

第十一条 查阅信息前须在相关工作人员的指导下做好登记，填写个人基本信息、查阅信息的目的及具体内容，信息查阅登记表（见附件3）。确认申请人的身份和查阅信息的合法性后，由相关工作人员陪同前往集中查阅点查阅信息。

第十二条 本村（居）档案供村（居）民自行查阅使用。村（居）民委员会不得以任何理由拒绝档案查询。查阅信息须在村（居）信息集中查阅点内查询，并保持安静、卫生，不得在场所内吸烟、喝水，以防损坏公开材料。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续，不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。

第十三条 借阅文件、档案，原则上不允许将公开材料带出集中查阅点，确需带出时要经村（居）委员会同意，由档案管理专员做好借阅记录，档案管理登记表（见附件4）。

第十四条 借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得擅自转借和影印、复制、拆换、涂改及污损等。

第十五条 凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定严肃处理。借阅档案归还时，档案管理专员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。

第十六条 档案管理专员要定期进行档案保管状况检查并做好检查记录。发现问题要及时采取有效措施予以解决或上报村（居）民委员会，不断提高查询服务效率和档案管理水平。

第十七条 本规范自公布之日起施行。

附件1

社会救助

附件2

目录

附件3

信息查阅登记表